办公室新手写“函”需了解的基本公文常识和注意事项！

目录：一、常见名词解释二、函的结构和写法三、新手写“函”须知四、范文案例欣赏（全文看1575字，看完约5分钟~）

函”是十五大公文文种之一。通常用于单位与单位之间信件往来的主要方式。函文在一定程度上就是单位“谈吐和气质”的表现。所以写好“函”，掌握“函”的写作要点和注意事项尤为重要。今天，让我们来一起学习探讨一下。

首先，“函”是不相隶属机关单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所使用的公文。注意使用场景和文体意图！

我们先解释几个常见名词：

1.公函：用于机关单位正式公务活动往来的信件。要求格式规范、要素齐全：红头字、发文字号、标题、署名、日期、盖章等规范要素一个不能少。

2.便函：适用于商洽工作、通报和汇报有关情况，询问和答复一般事务性问题，形式比较简单、是非正式公文的函件。不加标题，不编号，把事情原由目的说清楚之外，只需要在尾部署上发文单位名称及发文时间并加盖公章即可。

3.复函：以函文的形式，回复他人或外单位所发出的问题或事项。

4.去（发）函：主动提出事项所发出的函。如XX单位为了通知SS单位某事项，故给SS单位去（发）函一封。

公函的基本结构是：标题+主送单位+正文+落款；共四要素。

公函标题有4种形式：

1：发文单位名称+事由+文种；如：《自然资源厅关于XXXXX等问题的函》2：事由+文种如：《关于上报XXXX的函》3：主送机关+文种如：《给XXXXXX（收文单位）的函》4：发文机关+事由+去（复）函单位+文种如：《A单位关于XXXXX给B单位的（复）函》主送机关和发文字号等非常常规常见的表述方法，此文不再赘述。我们侧重于讲讲函的正文部分。

正文一般由：开头、主体、结尾、结语四部分组成。

1.开头：开头的写作重点是介绍清楚发函的缘由。

如果是去函，先概括交待发函的目的、根据、原因或背景等内容。如果需要说明介绍的事项较多，可用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事宜函复如下：”等过渡语转入下文。

2.主体：主体是函的核心内容，写作重点是说明致函事项。若是发函，则要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，做出具体的、明确的答复。

3.结尾：结尾的写作重点是向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持或帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等。

关于落款：文末是落款：一般落款包括发文单位署名和成文时间两项。或只写日期，然后加盖公章。

新手写作函文时容易出现以下问题：

1、注意语气，牢记自身职权范围：无论是发函至平行单位，还是不相隶属的上级单位，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人，也不必逢迎恭维。对于自己单位职权范围能做的事情，尽管说出你的安排计划，而对于收文单位权限内的事情，给出你做这项工作的缘由及以及对他们的要求及打算，以恳求的语气，表达希望得到他们的支持和配合！

2、文种选择要正确：如果是有隶属关系的上下级之间，行文目的是商洽工作、询问和请求批准时，应选用“请示”。

3、联系方式别遗忘：如果是主动向对方了解商量什么事情，一般在文末的左下角加上联系人和联系号码。

4、文种选择要慎重：对于不相隶属但级别高于或与自己平级的单位，如果是有求于别人，建议汇报本单位领导后，选择规范的用“函”或是放低姿态用“报告”。

因为省厅级别更高，而且县里可能很多项目要省厅来批，有时县就会放低姿态，用“报告”或者“请示”，毕竟有求于人。还有，某高校正厅级，地级市ZF也是正厅级，但高校在地方发展，很多地方要依靠ZF，所以用“报告”也多。

如有遗漏或不当之处，请大家多多批评指正。